Perhimpunan Pemilik dan Penghuni Satuan Rumah Susun (PPPSRS/P3SRS) memiliki fungsi dan tugas membina terciptanya kehidupan lingkungan yang sehat, tertib, dan aman, mengatur dan membina kepentingan penghuni rumah susun, mengelola rumah susun dan lingkungannya, mengawasi pelaksanaan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga, menyelenggarakan tugas-tugas administratif penghunian, menunjuk atau membentuk dan mengawasi badan pengelola dalam pengelolaan rumah susun dan lingkungannya (badan pengelola yang ditunjuk wajib berbadan hukum dan telah mendapat izin dari Bupati/Walikota/Gubernur), menyelenggarakan pembukuan secara terpisah hingga menetapkan sanksi terhadap pelanggaran yang telah ditetapkan dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga
Tata cara dan proses pembentukan P3SRS pada umumnya sebagai berikut :
sosialisasi kepenghunian;
pendataan pemilik dan/atau penghuni;
pembentukan panitia musyawarah;
penetapan tugas panitia musyawarah;
pelaksanaan kegiatan panitia musyawarah.
Sosialisasi kepenghunian, wajib dilakukan oleh pelaku pembangunan termasuk pengelolaan rusunami, serta hak dan kewajiban penghuni dalam pembentukan P3SRS, pelaksanaan sosialisasi kepenghunian oleh pelaku pembangunan dapat melibatkan organisasi sosial kemasyarakatan atau organisasi profesional.
Pendataan pemilik dan/atau penghuni, dilakukan oleh pelaku pembangunan sesuai prinsip kepenghunian yang sah, hasil pendataan ini digunakan sebagai dasar dalam penyelenggaraan musyawarah penghuni.
Pembentukan panitia musyawarah, pelaku pembangunan memfasilitasi penyelenggaraan pembentukan panitia musyawarah, dilakukan paling lama 1 tahun sejak serah terima unit pertama dilakukan, seluruh biaya yang dikeluarkan untuk penyelenggaraan pembentukan panitia musyawarah menjadi tanggung jawab pihak pelaku pembangunan. Panitia sekurang - kurangnya terdiri dari ketua, sekretaris, dan bendahara, dapat juga dilengkapi dengan seksi-seksi atau staf sesuai dengan kebutuhannya.
Penetapan tugas panitia musyawarah, sebagai panitia memiliki tugas untuk menyelenggarakan musyawarah dan bertanggung jawab kepada pemilik dan/atau penghuni, mulai dari menyiapkan materi naskah-naskah yang akan dibahas dan diputuskan dalam musyawarah, rancangan keputusan-keputusan musyawarah, dan kegiatan teknis penyelenggaraan musyawarah serta mensosialisasikan jadwal kegiatan musyawarah kepada seluruh pemilik dan/atau penghuni.
Pelaksanaan kegiatan panitia musyawarah, panitia musyawarah mengundang secara resmi seluruh pemilik dan/atau penghuni yang memegang surat kuasa dari pemilik untuk menghadiri musyawarah yang disampaikan paling lambat 7 hari sebelum waktu pelaksanaan musyawarah. Biaya penyelenggaraan menjadi tanggungan pemiliki dan atau penghuni.
Dalam proses pelaksanaan musyawarah, pelaku pembangunan, wakil dari instansi pemerintah serta organisasi/lembaga yang bergerak dalam bidang rusunami dapat menjadi peninjau pada musyawarah sesuai undangan panitia, akan tetapi tidak memiliki hak suara, hanya hak untuk berbicara.
Musyawarah dianggap sah apabila dihadiri oleh lebih dari setengah jumlah pemilik dan/atau penghuni yang memegang surat kuasa dari pemilik untuk menghadiri musyawarah, bila belum memenuhi kuorum maka ketua panitia menunda pembukaan musyawarah maksimal 2x60 menit, apabila setelah penundaan ternyata belum memenuhi kuorum, maka ketua panitia menyatakan musyawarah tidak dapat diselenggarakan dan menunda musyawarah sampai batas waktu selama - lamanya 30 hari.
Dalam kurun waktu 30 hari itu, ketua panitia kembali melakukan undangan yang disampaikan paling lambat 7 hari kerja sebelum Hari H, apabila dalam pelaksanaanya masih belum memenuhi kuorum, maka ketua panita kembali menunda pembukaan musyawarah maksimal 2x60 menit. Bila sampai batas akhir waktu penundaan sebagaimana dimaksud jumlah peserta yang hadir belum memenuhi kuorum maka ketua panitia membuka musyawarah dan dinyatakan sah.
Di dalam proses musyawarah akan dilakukan beberapa pembahasan dan pengambilan keputusan :
pemilihan pimpinan rapat;
pengesahan tata tertib dan jadual acara musyawarah;
persetujuan atas naskah akta pendirian dan anggaran dasar (AD) dan anggaran rumah tangga (ART) ;
pengesahan susunan organisasi dan uraian tugas pengurus ;
pengesahan program kerja pengurus ;
pemilihan dewan pengurus
Poses musyawarah sebagaimana dimaksud dilaksanakan sesuai jadwal acara yang ditetapkan, pembahasan materi musyawarah dapat dilakukan dengan pembentukan komisi dan sub komisi.
Akte Pendirian dan Anggaran Dasar, di dalam naskah rancangan akta pendirian dan anggaran dasar berisi tentang pokok-pokok pernyataan pendirian dan ketentuan-ketentuan dasar organisasi yang berisi tentang :
mukadimah;
ketentuan umum;
nama, tempat kedudukan dan saat didirikan;
asas, maksud dan tujuan, serta tugas pokok;
status sebagai badan hukum;
keanggotaan;
kedaulatan dan hak suara;
hak dan kewajiban anggota;
susunan organisasi, persyaratan, wewenang dan kewajiban pengurus;
penunjukan, tugas, hak dan wewenang badan pengelola;
musyawarah dan rapat-rapat;
kuorum dan pengambilan keputusan;
keuangan;
perubahan anggaran dasar;
pembubaran dan
peraturan peralihan.
Pengurusan pengesahan akta pendirian dan anggaran dasar serta anggaran rumah tangga P3SRS ke Notaris dilakukan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah pelantikan dan untuk pengurusan pengesahan akta pendirian dan anggaran dasar serta anggaran
rumah tangga sebagaiamana dimaksud dewan pengurus dapat menunjuk beberapa orang anggota untuk mewakili P3SRS.
Setelah pengesahan akte pendirian dan anggaran dasar, maka perlu dilakukan pendaftaran P3SRS sebagai badan hukum sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dilakukan oleh dewan pengurus selambat- lambatnya dalam waktu 1 (satu) bulan setelah selesainya pengesahan akta pendirian dan anggaran dasar/anggaran rumah tangga. Pendaftaran P3SRS sebagaimana dimaksud dapat dilakukan oleh dewan pengurus atau dikuasakan kepada Notaris.
Anggaran Rumah Tangga, di dalam naskah anggaran rumah tangga berisi ketentuan-ketentuan teknis penyelenggaraan P3SRS, yang merupakan penjabaran dari naskah pendirian dan/atau anggaran dasar.
Susunan Organisasi, Persyaratan, Wewenang dan Kewajiban Pengurus, dirumuskan dalam akta pendirian, anggaran dasar dan
anggaran rumah tangga dan disahkan dalam keputusan musyawarah, terdiri dari tiga dewan besar, yaitu dewan pembina, dewan pengawas, dan dewan pengurus.
Dewan pembina terdiri dari seorang ketua, seorang sekretaris, dan tiga anggota, yang berasal dari unsur pemilik dan/atau penghuni, wakil instansi pemerintah, dan pelaku pembangunan. fungsi dari dewan pembina adalah melaksanakan pembinaan baik terhadap dewan pengurus dan/atau badan pengelola maupun terhadap penghuni rusunami.
Dewan pengawas terdiri atas seorang ketua merangkap anggota dan 2 (dua) orang anggota dari pemilik dan/atau penghuni. Fungsi dari dewan pengawas adalah melaksanakan pengawasan terhadap penyelenggaraan pengurusan dan/atau pengelolaan yang dilakukan dewan pengurus dan/atau badan pengelola rusunami. Anggota dewan pengawas dipilih dari anggota P3SRS.
Dewan pengurus, terdiri dari ketua yang dipilih dari dan oleh peserta musyawarah, wakil-wakil ketua, sekretaris dan wakil sekretaris, bendahara dan wakil bendahara serta seksi-seksi yang terdiri dari seksi pemeliharaan, seksi kependudukan, seksi keamanan, seksi hubungan kelembagaan dan masyarakat. Fungsi dari dewan pengurus adalah melaksanakan kepengurusan dan/atau pengelolaan rusunami. Anggota dewan pengurus dipilih dari anggota P3SRS.
Sementara untuk seksi pemeliharaan menangani masalah pemeliharaan gedung, sistem utilitas,sistem elektrikal, sistem transportasi gedung, dan kebersihan.
Sedangkan untuk seksi kependudukan menangani masalah kependudukan dalam hal pembentukan RT/RW, hubungan dengan pihak kelurahan/kecamatan, dan lain-lain.
Lebih lanjut untuk seksi keamanan menangani masalah keamanan dengan melakukan koordinasi dengan kepolisian sektor setempat dalam rangka keamanan lingkungan.
dan yang terakhir untuk seksi hubungan kelembagaan dan masyarakat menangani masalah hubungan antar lembaga dan masyarakat serta melayani informasi dari dan ke warga.
Kuorum dan pengambilan keputusan, ditetapkan berdasarkan suara terbanyak. Pengambilan keputusan dianggap sah jika disetujui oleh lebih dari setengah jumlah suara yang ditetapkan dan setiap pemilik memiliki satu hak suara.
Tugas dan Tanggung Jawab Ketua Dewan Pengurus :
melakukan pengesahan akta pendirian dan anggaran dasar serta anggaran rumah tangga P3SRS ke Notaris;
melakuan pendaftaran P3SRS sebagai badan hukum;
melengkapi personil kepengurusan P3SRS atas prinsip kelayakan dan kepatutan selama-lamanya 2 (dua) bulan sejak terpilih;
menyelenggarakan pelantikan pengurus selama-lamanya 2 (dua) bulan sejak terpilih;
melaksanakan program sesuai keputusan musyawarah P3SRS;
menyusun tata tertib dan aturan-aturan lain yang berkaitan dengan kepemilikan dan penghunian meliputi hak dan kewajiban serta larangan-larangan kepenghunian. Tata tertib harus dimintakan persetujuan kepada anggota P3SRS.
membentuk panitia musyawarah selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan sebelum masa baktinya berakhir
Setelah P3SRS terbentuk, maka :
Pelaku pembangunan melakukan penyerahan pengelolaan rusunami yang telah dihuni kepada dewan pengurus P3SRS selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan setelah terbentuknya P3SRS.
Dokumen-dokumen teknis pembangunan rusunami yang diserahkan oleh pelaku pembangunan kepada P3SRS adalah gambar pertelaan dan akta pemisahan data teknis pembangunan rusunami.
Pengelolaan rusunami menjadi tanggung jawab dewan pengurus PPRS setelah dilakukan penyerahan pengelolaan dari pelaku pembangunan.
Biaya pengelolaan rusunami setelah diserahkan menjadi tanggung jawab dewan pengurus P3SRS.
Dewan pengurus P3SRS melakukan pendataan dan penetapan bagian-bersama dan benda-bersama rusunami yang diterima dari pelaku pembangunan.
Untuk keperluan pengurusan kepentingan bersama penghuni, dewan pengurus P3SRS menetapkan bagian-bersama dan benda-bersama.
Dewan pengurus mengupayakan penggunaan dan pemanfaatan bagian-bersama dan benda-bersama rusunami untuk kepentingan pemilik dan/atau penghuni.
Dewan pengurus PPRS dapat melakukan penambahan, pengurangan dan penghapusan bagian-bersama dan benda-bersama rusunami sesuai keputusan musyawarah.
Penambahan, pengurangan dan penghapusan bagian-bersama dan benda bersama harus dimintakan persetujuan anggota dalam musyawarah.
Penambahan, pengurangan dan penghapusan bagian-bersama dan benda bersama dilakukan secara cermat, efektif dan efisien, dengan mengunakan prinsip prinsip pencatatan yang benar dan tertib.
Apabila dalam pengelolaanya P3SRS membentuk badan pengelola, maka :
Badan pengelola dibentuk dan diberi tugas oleh dewan pengurus P3SRS.
Badan pengelola bertanggung jawab kepada dewan pengurus PPRS dalam pelaksanaan pengelolaan atas bagian-bersama, benda-bersama dan tanah bersama.
Badan pengelola harus dilengkapi dengan unit organisasi/seksi-seksi, personil yang meliputi manager, sekretaris / administrasi, bendahara / pembukuan, bagian-bagian pelaksana teknis dan peralatan yang mampu untuk mengelola rusunami.
Badan pengelola secara berkala memberikan laporan kepada dewan pengurus P3SRS sekurang- kurangnya setiap 3 (tiga) bulan disertai permasalahan dan usulan penyelesaiannya
Individu yang akan menjadi personil badan pengelola dapat berasal dari anggota atau bukan anggota P3SRS dan wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut :
mempunyai kemampuan menejerial dasar (perencanaan dan penganggaran, organisasi, melaksanakan rencana dan mengendalikan pelaksanaan, mengevaluasi hasil);
memiliki kemampuan mengelola konflik, berkomunikasi dan negosiasi dengan stakeholder rusunami yang dikelola;
profesional, tegas, menyakinkan dan energik;
memiliki keahlian dalam bidang wirausaha, kreatif dan kemampuan bekerja secara konsisten dalam struktur yang ada;
memiliki wawasan dan pengetahuan mengenai berbagai peraturan dan ketentuan tentang pengelolaan rusunami;
mempunyai daya/kemampuan analitikal yang baik;
mempunyai pengetahuan tentang jenis pengeluaran seperti untuk asuransi, pajak, security, overhead dan jenis pengeluaran lainnya
Adapun hak dan kewenangan badang pengelola yang dibentuk adalah sebagai berikut :
membuat tata tertib dan aturan lainnya yang berhubungan dengan pengelolaan rusunami sesuai dengan kewenangan yang diberikan oleh dewan pengurus P3SRS;
menetapkan dan memungut iuran pengelolaan kepada setiap pemilik dan/atau penghuni.
Tata tertib dan iuran yang ditetapkan oleh badan pengelola harus memperoleh persetujuan dewan pengurus P3SRS
Apabila dalam pengelolaanya P3SRS menunjuk badan pengelola, maka :
Badan Pengelola ditunjuk dan diberi tugas oleh Dewan Pengurus PPRS.
Badan Pengelola yang ditunjuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab kepada dewan pengurus P3SRS dalam pelaksanaan pengelolaan atas bagian bersama, benda-bersama dan tanah bersama.
Badan Pengelola yang ditunjuk harus berbadan hukum dan profesional dalam bidang pengelolaan.
Penunjukan badan pengelola dilakukan dengan proses pelelangan.
Badan Pengelola melaksanakan tugas berdasarkan perjanjian kerjasama pengelolaan rusunami dengan Dewan Pengurus P3SRS.
Perjanjian Kerjasama Pengelolaan rusunami sebagaimana dimaksud tidak boleh merugikan kepentingan bersama pemilik dan/atau penghuni.
Badan pengelola yang ditunjuk harus mempunyai tenaga ahli dan sumber daya manusia yang cukup dan bersertifikasi, pengalaman di bidang pengelolaan gedung bertingkat, dan memiliki kredibilitas dan tingkat kepercayaan publik yang baik.
Badan pengelola yang ditunjuk memiliki hak dan kewenangan membuat tata tertib dan aturan lainnya yang berhubungan dengan pengelolaan rusunami sesuai dengan kewenangan yang diberikan oleh dewan pengurus P3SRS serta menetapkan dan memungut iuran pengelola kepada setiap penghuni dan/atau pemilik, tata tertib dan iuran yang ditetapkan oleh Badan Pengelola yang ditunjuk harus memperoleh persetujuan Dewan Pengurus P3SRS
Badan pengelola yang ditunjuk juga memiliki kewajiban untuk melakukan pelaporan kepada dewan pengurus secara berkala meliputi hasil kerja, keuangan serta kondisi bagian-bersama dan benda-bersama.
Demikian tentang tata cara pembentukan P3SRS, semoga membantu bagi yang membutuhkan
Referensi : PERATURAN MENTERI NEGARA PERUMAHAN RAKYAT NOMOR : 15 /PERMEN/M/2007 TENTANG TATA LAKSANA PEMBENTUKAN PERHIMPUNAN PENGHUNI RUMAH SUSUN SEDERHANA MILIK
Comentarios